Miksi pitää palaveri?

Miksi palavereja oikein pidetään, mikä on niiden ydintarkoitus? Tämä blogi vastaa tuohon kysymykseen. Samalla blogissa julkaistaan ja kommentoidaan 12.3.2021 Twitterissä ja Linkedinissä tehtyjen pollien tulokset. Pollien kysymys oli: Miksi teillä on seuraava palaveri?

Alkuun on paikallaan tehdä käsitemäärittelyä. Mikä oikein on palaveri? Saattaahan olla, että mikäli käsitteet eivät ole kirkkaat niin joku on joskus palaverissa, vaikka ei itse edes tiedä olevansa sellaisen osallistujana tai vielä dramaattisempaa, joku luulee olevansa palaverissa mutta ei oikeastaan olekaan.

Mikä siis on palaveri? Yllättävästi palaverin käsitemäärittely onkin oma haasteensa ja johtaa huikeisiin etymologisiin syvyyksiin. Menemättä kovin pitkälle palaveri sanan taustaan voidaan todeta, että Englannin kielen palaver sana juontuu Portugalin kielen sanasta palavra.

Erittäin mielenkiintoinen on Englannin kielen palaver sana, joka oli ainakin itselle uusi tuttavuus. The Gambridge English Dictionary määrittelee palaver käsitteen seuraavasti (oma suomennos): keskustelu tai puhe joka kestää liian kauan ja joka ei ole tärkeää. Eipä olekaan ihme, että palaver sana ei juuri ole esillä, vaan usein vastaan tuleva Englannin kielen termi on meeting. Palaver-sana ei oikein onnistu palaverin brändäämisessä.

Mutta kuinka siis määritellä tarkasti palaveri. Mielestäni Suomen kielessä palaveri sanalla ei ole lähtökohtaisesti tuollaisia negatiivisia konnotaatioita kuten palaver sanalla oli. Suomessa palaveri on yleisesti tapaamisen ja neuvottelun synonyymi. Mutta tuo ei vielä riitä, nyt on aika määritellä Suomen kieleen tarkasti mitä palaveri käsite tarkoittaa. Ehdotan seuraavaa:

• vähintään kolme osallistujaa
• organisaation/projektin/verkoston toimintaan liittyvä asia
• fyysinen tai online (jos online niin kamerat päällä) 
• tapahtumassa ajatellaan yhdessä ja puhutaan 

Oli mielenkiintoista, että juuri kun olin omassa käsitelaboratoriossa keittänyt kokoon palaveri sanan määrittelyn, niin määrittely joutui ankaraan reaalimaailman testiin. Nimittäin perjantaina 12.3.2021 Voice of Finlandissa Danny julisti yhdessä kohtaa ohjelmaa, että vetäydymme ”PALAVERIIN”. Ja toden totta, siinä oli palaveri:

• kolme osallistujaa Danny, Toni Virtanen ja Sipe Santapukki
• ohjelman (meneillään olevan projektin) toimintaan liittyvä asia
• tällä kertaa tiukan fyysinen kokoontuminen
• ajattelua ja puhetta ilmeisen paljon

Ja vaikka tässä esitetty palaveri käsitteen määrittely tuli noin testattua, niin haastan samalla tulevat palaveri teeman pohtijat miettimään lisää palaverin käsitettä. Ehkäpä käsite tästä vielä tarkkenee tai muuttuu, saamme nähdä. Nyt on kuitenkin perusta valettu. Samalla kirkastuu ajatus, että palaveri on ihan muuta kuin pomon monologin kuuntelua kamerat kiinni. Palaveri vaatii kaikilta enemmän.

Tuntematonta Sotilasta mukaellen voisi sanoa, että palaverissa pitää olla tappamisen meininki. Tässä yhteydessä se tarkoittaa yhteistä aktiivista ajattelua käsillä olevien asioiden edistämiseksi.

Linkedin ja Twitter pollit palaverin pitämisen syystä

Tämän blogin valmisteluun liittyi myös Linkednissä ja Twitterissä tehdyt pollit, kiitos vastanneille. Esitetty kysymys oli: Miksi teillä on seuraava palaveri? Kyselyn tarkoitus oli herätellä miettimään palaverin ydin olemusta ja toisaalta saada hieman tuntumaa kuinka esitettyihin vaihtoehtoihin otetaan kantaa. Tulokset:

Pollit olivat auki ainoastaan yhden päivän. Vastausmäärit olivat seuraavat: Linkedin 26 vastausta ja Twitter 7 vastausta.

Tarkoitus ei ole esittää tätä perinteisesti kyselynä tai kyselyn tuloksena. Enemminkin tavoitteena on virittää ja monipuolistaa palaverin käsitteeseen liittyvää pohdintaa. Tästä suunnasta katsottuna on mielenkiintoista miettiä mm seuraavia kysymyksiä. 

• Millaiset ja kuinka onnistuneet olivat tässä esitetyt 4 vaihtoehtoa seuraavan palaverin syystä? 
• Mitä syitä sinä olisit laittanut omaan kyselyysi? Varmaan olisi mielenkiintoista syvemmin ja monipuolisemmin tutkia miksi palavereita oikein pidetään.
• Millaisella tutkimusotteella muuten ryhtyisit laajemmassa ja vakavasti otettavassa tutkimuksessa selvittämään palaverin pitämisen syitä?

Silti annetut vastaukset antavat ainakin alustavaa ajattelun aihetta. Näyttää, että palavereissa suunnitellaan, tämä on hyvin uskottavaa ja varmaan jokaisen palaverityöläisen arkikokemusta vastaavaa. 

Samalla pollit heittävät ilmaan mahdollisuuden, että palaverit voivat kyllä myös olla arkeen kuuluvaa rutiinia, joita ehkä jossain määrin on ja kuuluu olla ilman, että tarkemmin tulee mietittyä miksi niitä oikein pidetään ja kuinka niistä saataisiin tehot irti. 

Palaverit koetaan myös, voisiko sanoa, tavaksi ylläpitää sosiaalista pääomaa ja ehkäpä myös elää hetki mukavaa kaveriaikaa. Ja joskus (muilla kuin Twitterin käyttäjillä) voi olla myös ongelmia ratkottavana.

Palaverin ydinidea

Tämä blogi lähti palaverin syyn pohdinnasta. On monenlaisia organisaatioita ja monenlaisia tilanteita. Usein ihan hyvin perustellusti korostetaan, että palavereissa saisi usein (aina) olla esillä, joku seuraavista näkökohdista: 

1. Organisaation strategia
2. organisaation missio eli olemassaolon syy ansaitsee monen mielestä lähes joka palaverissa paikkansa, ja eivätkä varmaan ole väärässä nekään jotka sanovat
3. ”älkööt missään kokoontuko palaveria, jossa ei ole läsnä organisaation asiakas – ainakin ajatuksen tasolla”

Kaikki nämä ovat varsin perusteltuja näkemyksiä. Nyt kuitenkin otetaan vielä yksi askel – pieni yhdelle ihmiselle, mutta iso palaveri todellisuudelle.

Ehkä on nimittäin olemassa jotain, jonka päälle voidaan rakentaa kaikkea edellä mainittua: strategian mukaista etenemistä, perustehtävän entistä vaikuttavampaa toteuttamista ja asiakkaan yhä parempaa palvelemista.

Perustelematta, jokaiselle harkittavaksi ja itse kullekin omiin palavereihin työstettäväksi tarjoan vastauksen. Palaverin ydinidea aina ja joka paikassa ON: lisätä osallistujien energiaa.

Energisoivia palavereja sinulle ja tiimillesi!

Ari Manninen, johtaja

ari.manninen(at)jyu.fi

Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulu

Avance-johtamiskoulutus

emba.jyu.fi